Суммы для реституции фондовых обязательств: причины, список, учет

Содержание

• Выдача денег бухгалтерам: общие правила
• Оформление документов
• Выдача сумм бухгалтерам, не работающим в организации
• Возврат сумм бухгалтера в кассу
• Общий порядок
• Возврат денег при отмене командировки

Суммы, выданные материально ответственным лицам и не использованные, должны быть возвращены в фонд организации в установленном порядке. В этой статье мы рассмотрим, почему происходит возврат денег бухгалтеру в фонд, как оформляется возврат и как он отражается в учете.

Выдача денег бухгалтерам: общие правила

Возврат сумм бухгалтера в кассу

Согласно указанию Центробанка № 3210-У от 11 марта 2014 года, учреждения могут выдавать деньги сотрудникам по поручению

• В качестве аванса в счет будущих командировок,
• на профессиональные нужды (закупка материалов, товаров, оплата услуг в интересах компании).

Счета могут быть выставлены как наличными из фонда компании, так и безналичным перечислением на банковский счет сотрудника.

Действующее законодательство позволяет отдельным компаниям и другим индивидуальным предпринимателям выдавать деньги из фонда на личные нужды. Для юридических лиц таких прав закон не предусматривает.

Оформление документов

Порядок документального оформления процесса выдачи денежных средств на руки сотрудникам соответствует нашим внутренним нормативным документам, разработанным с учетом положений действующего законодательства.

Как правило, запись о выдаче денег ответственному лицу предусматривает следующий порядок действий

1. Сотрудник составляет заявление на выдачу денег на имя руководителя компании. Заявления могут быть составлены в свободной форме или составлены по утвержденным формам. Образец заявления можно скачать здесь => Заявление на выдачу денег в кредит (образец).
2. Администратор подписывает заявку и выдает распоряжение на выдачу денег. Образец мандата можно скачать здесь => Ордер на выдачу денег (образец).
3. Если оплата производится в безналичной форме, бухгалтерская служба зачислит причитающуюся сумму на банковскую карту на основании ордера. Также сотрудник может получить деньги на казначейский счет компании на основании кассового чека.
4. Работник обязан своевременно, в течение трех дней после окончания командировки или коммерческой операции, представить отчет о ранее полученных авансовых платежах, а также авансовый отчет и сопроводительную документацию по установленному образцу.

В случае авансовой поездки документами, подтверждающими расходы, могут быть проездные билеты и справки о проживании. Если деньги выдаются на хозяйственные нужды, то вместе с авансовым отчетом ответственное лицо должно предоставить чеки на товары, квитанции и другую документацию, подтверждающую финансовые операции.

Выдача сумм бухгалтерам, не работающим в организации

По общему правилу, ответственными являются сотрудники организации, трудовые отношения с которыми оформлены трудовым/коллективным договором или коллективным договором.

При этом организация вправе утвердить собственный список ответственных лиц и включить в него как своих сотрудников, так и компанию, руководствуясь описанием Казначейства в письме № 02-06-10/2476. Лица, не относящиеся к этим лицам.

Для выдачи подотчетных сумм гражданам, не являющимся сотрудниками компании, обязательно наличие соответствующих положений в локальных нормативных актах (например, в учетной политике).

Возврат сумм бухгалтера в кассу

Ответственное лицо обязано вернуть денежные средства в фонд, если по окончании командировки или по завершении коммерческой сделки у работника остались неизрасходованные средства, а также при недостаточности средств работника. Производственные операции отменяются по любой причине. В следующем разделе подробно описана процедура учета и отражения возврата ответственных сумм в Фонд.

Общий порядок

В большинстве случаев возврат подотчетных сумм в фонд предприятия осуществляется в связи с тем, что сумма выданных под отчет авансов превысила фактические затраты работника. Остаток неизрасходованных средств, которые необходимо вернуть.

Согласно действующему законодательству, граждане обязаны вернуть причитающиеся суммы не позднее трех рабочих дней, если

• В день окончания командировки (с учетом даты возврата),
• день совершения коммерческой сделки (закупка материалов, оплата товаров/услуг).

Операция возврата отражена в следующих бухгалтерских записях

Основанием для возврата неизрасходованных сумм является предварительный отчет, документ, подтверждающий расход (например, проездные билеты, квитанции на проживание, квитанции на оплату бытовых услуг).

Рассмотрим пример: 01. 08. 2024 г. была оформлена командировка менеджера по продажам ООО «Фактор» Васюкова в командировку в г. Тулу на четыре дня (06. 08. 2024-09. 08. 2024).

02. 08. 2024 г. Васюков подал заявление о выдаче денежных средств, находящихся на счете, в качестве авансового платежа по предстоящей командировке в размере 6, 300 рублей, в том числе

• Суточная компенсация за четыре дня — 2, 800 рублей (700 рублей * 4),
• Проезд до Тулы и обратно на автобусе — 1, 200 руб,
• Проживание в Туле (2 дня) — 2, 300 рублей.

На основании заявления, подписанного директором ООО «Фактор», денежные средства были выданы Васюкову наличными через фонд. 02.08.2024 г. Васюкову были выданы расчетные средства, составлен и зарегистрирован в бухгалтерии расходный кассовый ордер.

09. 08. 2024 г. Васюков вернулся из командировки 10. 08. 2024 г. Он представил в факторную бухгалтерию предварительный отчет о фактических расходах в рублях, в том числе 6.045 руб.

• Суточная компенсация за четыре дня — 2, 800 рублей (700 рублей * 4),
• проезд до Тулы и обратно на автобусе — 1, 140 руб,
• проживание в Туле (2 дня) — 2, 105 рублей.

Васюков вернул остаток 255 рублей (6, 300 рублей — 6, 045 рублей) в фонд 11. 0. 2024 года. Казначей оформил прием денег с подтверждением инкассо. Регистрация отражена в книге учета.

Возврат денег при отмене командировки

Необходимость вернуть сумму бухгалтеру может возникнуть в случае отмены командировки.

В таких случаях сумма возврата бухгалтеру оформляется в следующем порядке

1. Сотрудник отдела кадров обязуется отменить командировку. Приказ подписывает руководитель учреждения, после чего документ направляется для уведомления работнику, который ранее был уполномочен на предоплату командировки.
2. Согласно приказу об отмене командировки, сотрудник возвращается в фонд и ранее принимал на себя ответственность.

Срок возмещения расходов при отмене командировки наступает на следующий день после даты выдачи соответствующего поручения.

Возмещение расходов на отмененную командировку не сопровождается составлением предыдущего отчета. Основанием для возврата бухгалтером средств является приказ об отмене командировки. Именно этот номер и дата распоряжения указываются казначеем и бухгалтером бухгалтерии в показаниях как основание для возврата.